prop-papier

Is Scrum een alternatief voor het communicatieplan?

16-01-2014

Je hoort het van steeds meer mensen en de communicatieblogs staan er vol mee: “Het communicatieplan kan de prullenbak in.” Voor velen lijkt Scrum – een methode uit de ICT wereld – dé nieuwe manier van projectmatig werken in de dynamische omgeving waarin we nu leven. Maar kunnen we wel zonder een communicatieplan? Ik vroeg het me af en verdiepte me in de wereld van Scrum om hier achter te komen.

Wat is Scrum? 

Scrum is een term die oorspronkelijk afkomstig is uit de rugbysport.  Het is een manier van spelhervatting na een overtreding. Een groep spelers probeert de tegenpartij weg te duwen om aan de bal te komen.
In de ICT wereld wordt Scrum ook gebruikt. Hier is het een software-ontwikkelmethode waarbij in multidisciplinaire en zelfsturende teams wordt samengewerkt. In korte sprints van 1 tot 4 weken wordt een werkend stuk software opgeleverd. De prioriteiten die in de ene sprint werden vastgesteld, kunnen naar aanleiding van het resultaat in de volgende sprint weer worden bijgesteld. Zo is er beter inzicht in de voortgang van het project en kan er bijgestuurd worden.

 Scrum voor de communicatieprofessional

De communicatieprofessional heeft het concept Scrum nu ook ontdekt. Want in een tijd waarin iedereen kan communiceren (offline en online) zijn organisaties niet meer de enige die het verhaal vertellen. De omgeving is nu ook in staat dit te doen.

In veel organisaties wordt Scrum gebruikt als een manier van projectmatig werken. Achteraf evalueren is vaak al te laat. Natuurlijk, er kan geconcludeerd worden wat volgende keer beter kan, welke kansen er zijn blijven liggen, of welke acties succesvol waren. Maar waarom dit niet tijdig al vaststellen en de doelen bijstellen? Met Scrum wordt iedere fase geëvalueerd met het team of de opdrachtgever om in de volgende fase al verbeteringen aan te brengen of doelen bij te stellen.

De omgeving verandert

Veranderingen volgen elkaar snel op waardoor onze omgeving steeds dynamischer wordt.
Dit biedt een uitdaging voor de communicatieprofessional. Bij Brand! herkennen we dit maar al te goed. Juist daarom zorgen we dat we heel goed luisteren en het publiek het verhaal laten vertellen. Want zeker in de online wereld, verspreiden verhalen zich door middel van social media als een lopend vuurtje. Uiteindelijk gaat het erom dat de vonk overslaat, om vervolgens het publiek en de media het verhaal verder te laten vertellen. De (online) tools die we aanreiken bieden hier een platform voor.

Doordat de omgeving ons verhaal vertelt, kan het zijn dat dit niet altijd overeenkomt met de boodschap die we in het begin voor ogen hadden. Dat hoeft niet erg te zijn. We laten ons verrassen.
Wel kunnen reacties van het publiek vaak onvoorspelbaar zijn. Dit vraagt om een lossere communicatieaanpak: alert zijn, monitoren, interactie met het publiek aangaan en flexibel handelen.

Citydressing of promoteam

Omdat BRAND – in vergelijking met grote organisaties die vaak op jaarbasis werken – meestal aan kortlopende projecten met een vastgesteld budget werkt, is er niet altijd de ruimte om een Scrumtraject in te gaan. Wel pikken we er een aantal elementen uit en doe er ons voordeel mee. Als cross mediaal marketingbureau ligt bij ons de taak om alles continu met elkaar in lijn te brengen, afwegingen te maken van bepaalde acties die we inzetten en onze acties continu te meten, bijvoorbeeld door tussentijds publieksonderzoek. Werken onze acties en middelen wel, of moeten we onze doelen en prioriteiten bijstellen?

Een mooi voorbeeld hiervan is het inzetten van de promotieteams van het World Food Festival. In de eerste fase van dit traject stonden de promotieteams onderaan ons prioriteitenlijstje. Wat ons  belangrijk leek was zichtbaarheid in de stad: de citydressing. Gaandeweg kwamen we erachter dat het creëren van de World Food Festival-belevenis niet in een poster of banner zat, maar in het proeven en ruiken van ‘World Food’. Daarom is besloten om in plaats van citydressing promotieteams in te zetten die tijdens de Wereldhavendagen en andere evenementen een bijzonder culinair hapje uitdeelden: eetbare bloemen. Zo verrasten we mensen en maakten we hen nieuwsgierig naar het festival.

Kan het communicatieplan weg?

Maar om terug te komen op de vraag of door de komst van Scrum het communicatieplan helemaal weg kan? Ik denk het niet. Zeker voor de cross mediale campagnes die we voeren is het hebben van een bepaalde houvast prettig. Het opzetten van een duidelijke strategie, het stellen van bepaalde doelen en ambities en het voor ogen hebben van een doelgroep is belangrijk.

Dit hoeft niet altijd in een dertig-pagina-tellend plan te staan. Soms is een compacte slideshare-presentatie of samengevat A4 al voldoende om je strategie duidelijk voor ogen te hebben. Een strakke planning en uitvoering en het meten van onze acties en middelen – zodat we kunnen bijsturen – maken de campagne uiteindelijk tot een succes.

Lieve Voetman

Terug naar de top